Email 疑難排解
概述
本頁面提供 HelloClinic Email 功能的常見問題解決方案和疑難排解指南。
常見問題
郵件發送問題
郵件無法發送
問題描述：系統無法發送郵件給病患或員工
可能原因：
- SMTP 伺服器設定錯誤
- 郵件伺服器認證失敗
- 網路連線問題
- 郵件內容被標記為垃圾郵件
- 收件人郵箱已滿或無效
解決方案：
- 檢查 SMTP 伺服器設定（主機、埠號、加密方式）
- 確認郵件帳戶認證資訊正確
- 測試網路連線到郵件伺服器
- 檢查郵件內容是否符合反垃圾郵件政策
- 驗證收件人郵箱地址有效性
- 檢查郵件伺服器日誌
郵件發送緩慢
問題描述：郵件發送速度異常緩慢
可能原因：
- 郵件伺服器負載過高
- 網路頻寬不足
- 大量郵件同時發送
- 郵件內容過大
解決方案：
- 檢查郵件伺服器負載狀況
- 確認網路頻寬充足
- 使用郵件佇列分批發送
- 優化郵件內容大小
- 設定適當的發送間隔
郵件接收問題
病患收不到郵件
問題描述：病患反映沒有收到系統發送的郵件
可能原因：
- 郵件被歸類為垃圾郵件
- 收件人郵箱設定問題
- 郵件地址錯誤
- 郵件伺服器黑名單
解決方案：
- 請病患檢查垃圾郵件資料夾
- 確認病患郵箱地址正確
- 檢查寄件人網域是否被列入黑名單
- 設定 SPF、DKIM、DMARC 記錄
- 使用信譽良好的郵件服務提供商
郵件格式顯示異常
問題描述：收到的郵件格式混亂或顯示不正確
可能原因：
- HTML 格式問題
- 郵件客戶端相容性問題
- 字元編碼問題
- 圖片或附件載入失敗
解決方案：
- 檢查 HTML 郵件範本語法
- 測試不同郵件客戶端的顯示效果
- 確認字元編碼設定為 UTF-8
- 優化圖片大小和格式
- 提供純文字版本作為備選
範本問題
郵件範本無法載入
問題描述：系統無法載入預設的郵件範本
可能原因：
- 範本檔案損壞或遺失
- 檔案權限問題
- 範本語法錯誤
- 快取問題
解決方案：
- 檢查範本檔案是否存在
- 確認檔案讀取權限
- 驗證範本語法正確性
- 清除系統快取
- 重新上傳範本檔案
個人化內容無法顯示
問題描述：郵件中的個人化內容（如姓名、預約時間）無法正確顯示
可能原因：
- 變數名稱錯誤
- 資料庫連接問題
- 資料欄位為空
- 範本語法錯誤
解決方案：
- 檢查變數名稱是否正確
- 確認資料庫連接正常
- 驗證資料欄位有值
- 檢查範本語法
- 測試範本預覽功能
安全問題
郵件被標記為垃圾郵件
問題描述：發送的郵件經常被收件人的郵件系統標記為垃圾郵件
可能原因：
- 缺少 SPF、DKIM、DMARC 設定
- 寄件人信譽不佳
- 郵件內容觸發垃圾郵件過濾器
- 發送頻率過高
解決方案：
- 設定 SPF 記錄驗證寄件人
- 配置 DKIM 簽名
- 建立 DMARC 政策
- 優化郵件內容，避免垃圾郵件關鍵字
- 控制發送頻率和數量
- 建立良好的寄件人信譽
郵件安全性問題
問題描述：擔心郵件傳輸過程中的安全性
可能原因：
- 未使用加密傳輸
- 敏感資訊明文傳送
- 缺少存取控制
解決方案：
- 啟用 TLS/SSL 加密傳輸
- 避免在郵件中包含敏感資訊
- 使用安全的郵件服務提供商
- 實施適當的存取控制
- 定期更新安全設定
效能優化
提升郵件發送效率
- 佇列管理：使用郵件佇列系統管理大量郵件
- 批次處理：分批發送大量郵件
- 範本快取：快取常用郵件範本
- 連接池：使用連接池管理 SMTP 連接
減少郵件退信率
- 地址驗證：發送前驗證郵件地址格式
- 清理清單：定期清理無效郵件地址
- 軟退信處理：適當處理暫時性發送失敗
- 硬退信處理：移除永久無效的郵件地址
監控與分析
郵件發送統計
- 發送成功率
- 開信率
- 點擊率
- 退信率
- 取消訂閱率
錯誤監控
- SMTP 錯誤記錄
- 發送失敗原因分析
- 系統效能監控
- 異常警報設定
最佳實務
郵件內容設計
- 使用響應式設計確保各裝置相容
- 保持郵件內容簡潔明瞭
- 包含明確的行動呼籲
- 提供取消訂閱選項
發送策略
- 根據病患偏好設定發送時間
- 避免在非工作時間發送非緊急郵件
- 使用 A/B 測試優化郵件效果
- 建立郵件發送排程
合規要求
- 遵守個人資料保護法規
- 獲得明確的郵件發送同意
- 提供簡易的取消訂閱方式
- 保護病患隱私資訊
錯誤代碼參考
| 錯誤代碼 | 說明 | 解決方案 |
|---|---|---|
| 2001 | SMTP 認證失敗 | 檢查帳戶認證資訊 |
| 2002 | 收件人地址無效 | 驗證郵件地址格式 |
| 2003 | 郵件內容過大 | 減少郵件內容大小 |
| 2004 | 發送頻率限制 | 降低發送頻率 |
| 2005 | 伺服器連接超時 | 檢查網路連接 |
聯絡支援
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