潛在客戶 (Leads)
功能概述
潛在客戶管理是 HelloClinic 客戶關係管理 (CRM) 系統的核心功能之一，旨在幫助診所高效地捕獲、追蹤和轉化潛在的客戶資源。透過系統化的潛在客戶管理，診所能夠將來自不同渠道的潛在客戶資訊整合在統一的平台中，並透過有效的營銷策略和個人化溝通，將其逐步轉化為正式病患，從而擴大客戶基礎，提升診所的市場競爭力。
系統不僅支援手動新增潛在客戶，還能自動從綁定的通訊渠道（如 WhatsApp、Email）捕獲潛在客戶，確保不錯過任何一個潛在的商業機會。同時，強大的標籤管理功能讓診所能夠對潛在客戶進行精細化分類，為後續的精準營銷和個人化服務奠定堅實基礎。
核心價值
- 擴大客戶來源：整合多渠道客戶來源，最大化市場覆蓋範圍。
- 提升轉化效率：透過系統化的追蹤和溝通，提高潛在客戶的轉化率。
- 實現精準營銷：利用標籤進行客戶分群，實現個人化的營銷策略。
- 優化資源分配：幫助診所將營銷資源集中在最有價值的潛在客戶上。
- 數據驅動決策：提供數據洞察，支持營銷策略的持續優化。
潛在客戶的建立方式
系統提供多種靈活的方式來建立潛在客戶記錄，確保診所能夠全面捕獲所有潛在的商業機會。
1. 手動新增潛在客戶
診所員工可以直接在系統中手動新增潛在客戶的資訊。這種方式適用於線下諮詢、電話查詢或合作夥伴推薦等場景。
操作流程：
- 前往「潛在客戶」頁面。
- 點擊「建立潛在客戶」按鈕。
- 在彈出的表單中，填寫潛在客戶的姓名、聯絡方式（電話、Email）、來源渠道等基本資訊。
- 點擊「儲存」，即可成功建立一筆新的潛在客戶記錄。
2. 從通訊渠道自動建立
為了最大程度地簡化操作並避免遺漏，系統支援與多種通訊工具整合，自動捕獲潛在客戶。
- WhatsApp 綁定：當有新的未知號碼透過診所的官方 WhatsApp 帳號發起對話時，系統會自動將該號碼建立為一筆新的潛在客戶記錄。
- Email 綁定：同樣地，當有新的 Email 地址向診所的指定郵箱發送郵件時，系統也會自動捕獲該 Email 地址，並建立對應的潛在客戶。
這種自動化機制確保了所有主動聯繫診所的潛在客戶都能被即時記錄，為後續的跟進和溝通提供了便利。
潛在客戶的營銷應用
潛在客戶管理的核心目標是將其轉化為正式病患。系統提供了強大的營銷工具，幫助診所實現這一目標。
診所可以利用已建立的潛在客戶列表，進行多種形式的營銷活動，例如：
- 健康資訊推送：定期發送健康知識、預防保健等內容，建立專業形象。
- 優惠活動通知：發送診所的優惠活動、折扣套餐等資訊，吸引其前來就診。
- 個人化關懷：根據潛在客戶的來源或諮詢內容，發送個人化的關懷訊息。
標籤管理與精準營銷
為了避免大規模、無差別的營銷資訊對潛在客戶造成干擾，我們強烈建議使用 標籤 (Tags) 功能對潛在客戶進行分類管理。
為什麼要使用標籤？
- 精準定位：標籤可以幫助您快速篩選出具有特定需求的客戶群體。
- 提升效果：針對不同標籤的客戶群體，推送其感興趣的內容，可以顯著提升營銷活動的點擊率和轉化率。
- 避免騷擾：避免向不相關的客戶發送營銷資訊，維持良好的品牌形象。
如何使用標籤？
您可以根據不同的維度為潛在客戶設定標籤，例如：
- 來源渠道：
WhatsApp諮詢、網站留言、合作夥伴推薦 - 感興趣的服務：
牙齒矯正、皮膚護理、兒童保健 - 跟進狀態：
初步接觸、有待跟進、高意向
操作建議： 在發起任何營銷活動之前，先透過標籤篩選出目標客戶群體，然後再針對性地發送相關資訊。例如，您可以只向標記為 牙齒矯正 的潛在客戶發送牙齒矯正服務的優惠活動。
透過精細化的標籤管理，診所能夠實現真正的精準營銷，用最少的資源獲得最大的回報。
潛在客戶列表介面詳解
當您進入「潛在客戶」頁面時，您會看到一個清晰的列表，展示了所有潛在客戶的關鍵資訊。以下是列表中各個欄位的詳細說明：
- Name (姓名)：潛在客戶的姓名。
- English Name (英文姓名)：潛在客戶的英文姓名（如果提供）。
- Gender (性別)：潛在客戶的性別。
- Birth (出生日期)：潛在客戶的出生日期。
- Phone Number (電話號碼)：潛在客戶的主要聯絡電話。
- Email (電子郵件)：潛在客戶的電子郵件地址。
- Language (語言)：潛在客戶偏好的溝通語言。
- Actions (操作)：針對每一位潛在客戶可以執行的操作按鈕。
操作按鈕說明
- 檢視 (放大鏡圖示)：點擊此按鈕可以查看該潛在客戶的完整詳細資訊，包括所有已記錄的資料和互動歷史。
- 編輯 (鉛筆圖示)：點擊此按鈕可以修改該潛在客戶的現有資訊。
- 刪除 (垃圾桶圖示)：點擊此按鈕可以將該潛在客戶的記錄從系統中刪除。請謹慎操作，此操作通常無法撤銷。
核心操作流程
1. 搜尋與篩選
列表上方的「搜尋」框使您能夠快速找到特定的潛在客戶。您可以輸入姓名、電話號碼或 Email 等關鍵字進行快速搜尋。
2. 編輯潛在客戶資訊
當您需要更新某位潛在客戶的資料時（例如，補充了出生日期或更改了聯絡電話），可以按照以下步驟操作：
- 在列表中找到目標潛在客戶。
- 點擊該行最右側的「編輯」按鈕。
- 在彈出的編輯視窗中，修改相應的資訊欄位。
- 點擊「儲存」以保存您的變更。
3. 刪除潛在客戶
如果您確認某個潛在客戶記錄無效或不再需要，可以將其刪除。刪除前請務必確認，因為這將永久移除該客戶的所有相關資料。
4. 將潛在客戶轉化為病患
這是潛在客戶管理流程中最關鍵的一步。當一位潛在客戶決定成為診所的正式病患時，您需要將其記錄轉化。
轉化流程（建議）： 系統目前可能需要手動在「病患」模組中建立新的病患檔案，並將潛在客戶的資訊複製過去。我們建議您在完成此操作後，為該潛在客戶添加一個如 已轉化 的標籤，或直接將其從潛在客戶列表中刪除，以避免重複溝通和管理混亂。
（註：未來的系統更新可能會提供一鍵轉化的功能，以簡化此流程。）
最佳實務建議
- 定期清理：定期檢視您的潛在客戶列表，對於長時間無互動或明確表示無意向的記錄，應及時歸檔或刪除。
- 標準化標籤：建立一套標準化的標籤體系，並確保所有團隊成員都理解並遵守，以保證數據的一致性。
- 及時跟進：對於新建立的潛在客戶，尤其是自動建立的客戶，應安排人員在第一時間進行跟進，以提高轉化機會。
- 記錄互動：在與潛在客戶溝通後，及時在系統中記錄互動摘要，這有助於團隊協作和後續跟進。
常見問題解答 (FAQ)
Q: 刪除的潛在客戶可以恢復嗎？
A: 通常情況下，刪除操作是永久性的，無法直接恢復。因此，在刪除前請務必三思。建議對於不確定是否要永久移除的客戶，可以先使用標籤（如 暫停跟進）進行標記。
Q: 我可以批次為潛在客戶添加標籤嗎？
A: 系統可能支援批次操作功能。您可以嘗試在列表中選擇多個潛在客戶，然後查看是否有「批次添加標籤」的選項。這將大大提高您的工作效率。
Q: 如果我不小心手動新增了一個已經存在的潛在客戶，系統會提示嗎？
A: 優秀的系統通常會基於電話號碼或 Email 等唯一識別碼進行重複性檢查。當您輸入的資訊與現有記錄重複時，系統可能會彈出提示，建議您合併或更新現有記錄，而非建立新的重複記錄。
Q: 自動建立的潛在客戶會包含哪些資訊？
A: 從 WhatsApp 或 Email 自動建立的潛在客戶通常只包含基本的聯絡資訊（電話號碼或 Email 地址）。其他詳細資訊（如姓名、性別、出生日期等）需要您在後續的溝通中收集並手動補充到系統中。
Q: 如何設定自動建立潛在客戶的規則？
A: 系統的自動建立功能通常在後台配置。如果您需要調整自動建立的觸發條件或規則，建議聯絡系統管理員或技術支援團隊進行設定。
Q: 潛在客戶的標籤可以修改或刪除嗎？
A: 是的，標籤通常是可以隨時修改或刪除的。您可以根據潛在客戶的狀態變化或您的營銷策略調整，靈活地更新標籤設定。